Menulis Surat : Syarat & Ketentuan

Menulis surat merupakan hal mudah. Tapi sudah sesuai kah dengan ketentuan atau syarat penulisan surat yang baik dan benar??? Mungkin harus ditinjau lagi ya sahabat surat yang kita pernah tulis sebab dalam menulis surat ada ketentuan dan syarat tersendiri. Ya, kebanyakan kita menulis surat asal menulis saja padahal ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat, terutama bila menulis surat yang tergolong surat resmi.

Kenapa jadi ribet begini ya??? Pasti sahabat akan berpikir menyerupai itu saat mendengar ada syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan dalam penulisan surat itu gotong royong ada sebab untuk kualitas isi surat itu sendiri dan tentunya membantu menjelaskan informasi yang coba disampaikan melalui surat tersebut. Ketidak pedulian terhadap syarat dan ketentuan dalam penulisan surat tentunya akan memicu ketidak jelasan isi surat dan pada kesannya kuat pesan atau informasi yang coba disampaikan.

Terus, apa sajakah syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar??? Nah, untuk menjawab pertanyaan sahabat tersebut, pada kesempatan kali ini akan membahas mengenai Syarat dan Ketentuan Menulis Surat yang baik dan benar. Tapi sebelum itu mari kita simak tujuan penulisan surat itu sendiri.

Tujuan Menulis Surat

Ada tiga tujuan menulis surat pada umumnya, diantaranya:

1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
2. Mendapatkan balasan dari pembaca surat wacana isi surat.
3. Ingin mendapat balasan dan memberikan informasi kepada pembaca surat.

Ke tiga tujuan menulis surat itu pada dasarnya yaitu untuk memberikan atau mendapat pesan dari suatu surat. Nah mengingat pentingnya pesan atau informasi yang ingin disampaikan, untuk itu kita perlu tahu wacana cara menulis surat yang baik dan benar menurut syarat dan ketentuan yang ada.

Syarat dan Ketentuan Penulisan Surat.

Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut yaitu sebagai berikut:

1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada peserta surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, usul laporan atau hal lain. Tentunya diadaptasi dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.
2. Menetapkan urutan problem yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
4. Menggunakan kalimat efektif.
• Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.
• Ringkas : tegas dan gampang dipahami.
• Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
• Sopan : memakai kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
• Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.
5. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
6. Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
7. Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
8. Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, higienis dan rapi.
9. Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.
• Ukuran : Kwarto (21x29 cm)
• Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.
• Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.
10. Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
11. Menggunakan bahasa baku.

Berikut di atas merupakan Syarat dan Ketentuan Menulis Surat yang baik dan benar, biar klarifikasi di atas sanggup bermanfaat bagi sahabat sekalian. Jika sahabat menemukan kesalahan baik dari segi penulisan maupun klarifikasi mohon kritik dan saran yang membangun untuk kemajuan bersama. Terima kasih^^

Share :