Bagian-Bagian Surat : Klarifikasi & Contoh
Mengetahui perihal Bagian-bagian Surat merupakan salah satu syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar yang ditulis artikel kemarin (lihat di sini). Nah untuk itu, pada kesempatan kali ini akan mencoba menguraikan perihal Bagian-bagian Surat. Semoga bermanfaat.
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut yakni sebagai berikut ini:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang sanggup juga disebut dengan kop surat merupakan bab teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari derma info mengenai nama, alamat, acara dari forum tersebut serta juga sanggup menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
- Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
- Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Nomor telepon, aba-aba pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya sehabis penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain menyerupai daerah dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman daerah dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memperlihatkan info mengenai daerah dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk daerah biasanya tidak dicantumkan kembali bila daerah sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak mempunyai kepala surat, wajib menuliskan daerah di bab surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya memakai penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya mencakup nomor urut penulisan surat, aba-aba surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
- Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
- Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, forum atau perusahaan
- Memudahkan pengklasifikasian surat menurut isinya
- Penunjukan secara akurat sumber dalam relasi surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bab penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bab lampiran sanggup ditiadakan.
5. Hal
Pada bab surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memperlihatkan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bab ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut yakni sebagai berikut:
- Kata "kepada" pada alamat dalam bergotong-royong tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan alasannya yakni sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
- Menggunakan kata "Yang terhormat" yang sanggup disingkat menjadi "YTH"
- Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" bila yang dituju yakni seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan abjad kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
- Di setiap bari pada bab alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
- Menuliskan alamat orang atau forum yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah Sekolah Menengan Atas Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 yakni salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan abjad kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi Surat
- Pembuka Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
- Isi Alendia isi berisi info yang akan disampaikan.
- Penutup Sedangkan alenia epilog ini berisi ucapan terima kasih atau cita-cita dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam epilog merupakan epilog surat yang biasanya memakai kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam epilog tersebut menyerupai salam pembuka, diawali oleh abjad kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama terang pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bab surat yang memperlihatkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapat surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala Sekolah Menengan Atas Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS Sekolah Menengan Atas Negeri 01 Tanjung
Posisi ke 12 bab surat resmi tersebut di atas sanggup saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bab tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan bila sahabat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat. Untuk lebih memahami klarifikasi bagian-bagian surat di atas mari kita lihat pola surat di bawah ini:
Terima kasih sudah berkenan membaca artikel Bagian-bagian Surat di atas. Jika terdapat kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang membangun dari sahabat sekalian. Semoga bermanfaat.^^